¿Cuánto tiempo le dedicas a escribir un email? ¿son largos o cortos? ¿eres cortés o en tu opinión no hace falta? Estas preguntas se las formulé recientemente a un directivo de una industria. Su respuesta fue “la verdad es que voy muy rápido y no me lo pienso, según me vienen la palabras las escribo y le doy a enviar”.
Es curioso, cuando hablamos con nuestro interlocutor de forma presencial, seguramente porque estamos con la persona que recibe la comunicación, nos pensamos mucho más lo que decimos. En parte, es gracias a nuestro frontal, una parte del cerebro que, entre otras funciones, se encarga de filtrar lo que se puede o no decir. Sin embargo, cuando no tenemos a la otra persona delante, podemos caer en las prisas, no tenemos la necesidad de ser empáticos, amables o incluso en ocasiones ¡educados! Como no le vemos la cara …. No sé tú, yo he recibido correos donde justo justo me saludaban.
En la comunicación presencial, contamos con el lenguaje no verbal, lo que ayuda a entender mejor el sentido de la comunicación. Sin embargo, en un email … ¡el tema se complica! Seguro que muchas veces te ha pasado que tu correo ha sido mal interpretado. Y si esto es así, estarás de acuerdo conmigo que conviene prestar más atención a este medio y dedicarle un poquito más de tiempo. Pues …. ¡Vamos allá!
Algunos consejos para que tus emails resulten un poco más eficaces.
1. Pregúntate ¿Lo que voy a escribir es realmente necesario? Me estoy refiriendo a esas comunicaciones que no tienen otro objetivo que demostrar al otro que está en un error, es decir ¡Ganarle! En definitiva, se trata de satisfacer nuestro ego. En este caso, te recomiendo que te abstengas de enviarlo, agárrate a la silla y no escribas. Si ya de por sí no es muy recomendable este tipo de comunicaciones, aún menos por email.
2. Piensa qué quieres que sepan las personas que reciben ese email, no improvises. Al igual que cualquier comunicación, un email debería de responder a un ¿qué?
3. Dirígete a la persona por su nombre, “buenos días” … ¡No!, mejor “buenos días María”. Nuestro cerebro lo recibe mucho mejor y creas una mayor conexión.
4. ¿Dimensión? ¿Qué es mejor un email largo o corto? No conviene que sea excesivamente largo pues normalmente contendrá mucha información que no es necesaria. Es decir, cíñete a la información que realmente es relevante, un email demasiado largo se acaba leyendo por encima o directamente … ¡no se lee!
5. Si necesito que el email sea un poco largo ¿qué puedo hacer? En este caso mi recomendación es que uses el formato para estructurar y destacar las ideas clave, negritas, numeraciones, viñetas, todo aquello que te ayude a destacar lo realmente importante. Esto facilita la lectura y ayudará a que no se deseche el email. ¡OJO! Cuidado con las mayúsculas, suelen interpretarse como lenguaje agresivo, como si te estuvieran gritando.
6. ¿Dedico espacio a ser cortés? Todo va a depender de la relación y la asiduidad con la que te relaciones con esa persona. Aunque, un mínimo de cortesía nunca es mal recibido. La empatía siempre es una buena aliada en estos casos.
7. Utiliza un lenguaje directo y sencillo. Si quien recibe el email busca belleza literaria … seguramente preferirá un buen libro.
8. Repasa el contenido antes de darlo por bueno, el corrector ortográfico te puede jugar malas pasadas.
9. Por último, escribe el asunto al final. El asunto debe ser un fiel resumen de lo que contiene el email, difícilmente podrás ofrecer un buen titular antes de saber lo que has escrito.
¡Ah! ¡Se me olvidaba! Escribe el destinatario cuando hayas dado por bueno el email, te evitarás malos ratos si pulsas sin querer "enviar".
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